16 de mar de 2015

Como anotar suas tarefas e ideias pode te deixar mais produtivo


Eu tenho uma memória péssima e isso todo mundo já sabe, mas o que talvez vocês não saibam é que por conta disso eu vivo anotando coisas. Seja em folhas soltas de papel, em caderninhos ou no tablet/celular eu preciso anotar a ideia na exata hora que ela vem na minha mente. 

Comigo acontece naturalmente, mas nem todo mundo tem esse hábito. E por que deveria ter? Para o David Allen, criador do GTD - método de organização e produtividade, é preciso esvaziar a mente para poder se focar nas suas tarefas. Além disso você passar a ter uma noção de quantas coisas tem para fazer e quando você está próximo de finalizá-las.

Muitas vezes temos algumas tarefas que não são assim tão importantes, mas que ficam constantemente passando pela nossa mente, sem que tomemos uma decisão de de colocá-las em prática ou desistir delas. Por exemplo, toda vez que você passa pela cozinha, você se lembra que tem que repor o detergente, mas você acaba não fazendo e quando você chega no trabalho se lembra que o detergente continua na despensa e não na cozinha. O detergente vai continuar na sua mente consumindo energia mental e no meio de um memorando você vai lembrar que não pode esquecer de pegar o detergente. 

Quando você coleta as coisas que você quer/precisa fazer a sua mente fica livre para de fato realizar as tarefas com mais eficiência. Então o primeiro passo é anotar, pode ser em folhas separadas, pode ser numa mesma lista dividida por grupos, coisas grandes, pequenas, pessoais, do trabalho, etc. Tudo que precisa ser feito deve ser anotado, mesmo que você tenha uma ótima memória.

Já usei diversos aplicativos para anotar as coisas que tenho para fazer, mas atualmente coleto tudo em um caderno que carrego comigo até para o banheiro. Quando é algo que tem alguma referência externa como o cartão de alguém que eu preciso ligar, um material impresso que preciso ler, correspondências que preciso abrir, eu deixo tudo na minha caixa de entrada (falei a respeito dela nesse post aqui), ou se for algo rápido digitalizo direto para o Evernote (que utilizo como meu arquivo virtual). 

Gosto de colocar uma informação ao lado da tarefa com o local em preciso executá-la, pois facilita na hora de executar. Por exemplo, durante o dia todo anotei as tarefas que tinha para fazer. As coisas de casa eu coloquei um "@casa" ao lado. Assim, que chego em casa é só verifica quais são as atividades com @casa e mandar brasa. 

Apesar de fazer uma lista com coisas que preciso fazer, no final do dia eu anoto na minha agenda as coisas que fiz, deixando o foco na tarefas realizadas e dando assim o senso de progresso e de dia produtivo. Quando eu foco na lista imensa de coisas para fazer, por mais que tenha realizado várias coisas no dia a sensação é de que ainda tem tanta coisa pra fazer e acabo ficando angustiada. Ao focar nas coisas que fiz sinto que estou no caminho certo, sendo produtiva e fazendo uma coisa de cada vez. No final do dia me orgulho do que fiz e organizo o que falta fazer para continuar produzindo nos dias seguintes.

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